Zaman yönetimi ve planlı çalışma günlük hayatı nasıl daha verimli kılar?

Bunu yapmak, hiç yapmamış birisi için elbette kolay değil. Öncelikle zaman yönetimi için davranışlarımızı gözden geçirmemiz gerekiyor. Mizacımız gereği, planlı çalışmaya uyumlu olmayabiliriz. Fakat çocukluğumuzdan bu yana duyduğumuz, “Bir şeyi 40 gün yaparsan onu alışkanlık hâline getirirsin,” düsturu bir efsane değil. Bu yazıyı kendimizi değiştirebileceğimize inanarak okumamızın daha faydalı olacağını baştan belirteyim. Şimdi gelin, aşama aşama neler yapabileceğimizi beraber konuşalım.

Zamanı iyi kullanmamızın önündeki en büyük engeller, odaklanmamızı zorlaştıran dikkat dağıtıcı şeylerdir ki bunların başında cep telefonlarımız geliyor. Biliyorum Instagram’da bildirimlere bakmamak çok zor ya da yeni bir şeyleri kaçırma korkusuyla “nomofobi” hastalığına bile yakalanmış olabilirsiniz.

Dikkat edeceğimiz ikinci bir konuysa çalıştığımız ortamın dağınık olmaması. Çok dağınık bir masada ya da ortamda çalışmamız, verimi azaltacağı gibi işlerin daha uzun sürede ve kalitesiz çıkmasına da yol açabilir. Mekânsal ve zihinsel sıkıntıları bertaraf ettikten sonra işimize, “Bismillah” diyebiliriz. “Ben dağınık ortamda da çalışabiliyorum,” diyebilirsiniz. Fakat masada ya da çevrede gözünüze çarpan bir şeyin dikkatinizi dağıtması, yeniden odaklanmanız için en az 15 dakika ayırmanızı gerektirir. Böyle bir durumda masanızdan kalkın, küçük bir ara verin ya da yaptığınız işi değiştirin.

Hangi işe, ne zaman başlayacağınızı tespit etmeniz içinse bir “to do list”, yani yapılacaklar listesi oluşturmanız sağlıklı olacaktır. ABD’nin eski başkanlarından Dwight D. Eisenhower, bunun için bir matris geliştirmiş mesela. Bu matriste işler acil ve önemli, acil ve önemli değil, acil değil ama önemli, acil değil ve önemli değil şeklinde sınıflandırılmış.

Yine bununla ilintili olarak 80/20 Kuralı var. Buna göre başarı sağlayacak asıl şey, o işin yüzde 20’lik kısmıdır. Bunu tespit edebilirsek işlerimizin yüzde 80’ini de otomatik olarak çözmüş oluruz. Bu nedenle sol üste yazdıklarımıza daha fazla dikkat ediyoruz. Ve tabii hangi işe, ne kadar zaman ayıracağımızı da iyi kestirmemiz gerekiyor. Her zaman taşma payı olabileceğini göz önüne alalım. Bir saatte biteceğini düşündüğümüz bir iş için 70 dakikalık yer açabiliriz mesela. Unutmayın! Bir dakikada yapacağımız bir plan, iş verimimizi ve hayat kalitemizi katbekat artırır. Bir gün önceden yaptığınız bir plan, sonraki günlerinizi rahatlatır.

İşleri öncelik sırasına koyduktan sonra, bunu mutlaka takvime işlemeniz gerekiyor. Hangi saatte, ne yapacağınızı bilmeniz, zaman kaybetmenizi engelleyecektir. Tek başına görev listeleri, işlerin rastgele yapılmasına yol açabilir ki bu listeleri zamansız hazırlayanların büyük bir bölümünün işleri tamamlamadığı bir gerçek. Doğru şekilde dizayn edilmiş bir takvim stresi azalttığı gibi, gün içindeki konsantrasyonu da fazlasıyla artırıyor. Yalnız her zaman kendiniz için de bu takvimlerde yer açmanız işin en sağlıklısı. Bir öğrenciyseniz, kendinizi sosyal faaliyetlerden tamamen uzaklaştırmamanız gerekir. Belli saatleri arkadaşlarınıza, ailenize, kendinize mutlaka ayırın. Bu, başarılı insanların olmazsa olmazlarından biridir. Keza sosyal medya kullanımızı da yine bu takvimde belirtilen saatlerle sınırlamanız, beynin ödül bölümünü pozitif etkileyecektir.

• Marshmallow Testi

• Bir üniversiteyi kazanmak ya da terfi almak gibi büyük hazları, Instagram gibi küçük hazlara tercih etmemeye çalışın. Konu hakkında küçük bir örnek vereyim size. Colombia Üniversitesinde 1970 yılında dört ila altı yaşlarındaki çocuklar, bir odaya alınır ve kendilerine birer çikolata verilir. O esnada çocuklara, çikolatayı yemeden beş dakika beklemeleri hâlinde ikinci bir çikolatanın verileceği söylenir. Çalışmada ikinci çikolatayı bekleyen çocukların, sonraki yıllarda daha başarılı olduğu ortaya çıkmış. Walter Mischel tarafından uygulanan hazzı erteleme konulu bu test, Marshmallow Testi olarak literatüre girmiş. Aslına bakarsanız bir nevi nefsi emmareye de söz geçirmek diyebiliriz buna. İşin sonunda kazananlar, küçük hazzı erteleyenler olmuş.

Takvimin haricinde, “Anımsatıcılar”ın görevler kısmına yapacağım işleri tek tek işliyorum ve mutlaka saat kuruyorum. Telefonun ana ekranına eklediğim widget aracılığı ile hangi işi, ne zaman yapacağımın takibini de bu şekilde kolaylıkla görmüş oluyorum. Anımsatıcılarda da işi yaptığımda mutlaka tik atıyorum. Bu da beni motive eden şeylerden biri.

Ek olarak plana uyup uymama/erteleme noktasında cezalandırma ve ödüllendirme metotları demode gibi görünüyor olsa da hâlâ iş görüyor. Fakat bunu yapabileceğinize inanmıyorsanız, bir aile ferdinden ya da arkadaşınızdan rica edin. Yerine göre acımasız ya da cömert davranmaları gerektiğini tembihleyin. Gerçekçi olmaya çalışın ama...

Ertelemelerin temelinde genelde mazeret üretme, stres, motivasyon eksikliği, dikkat dağıtıcı unsurlar yatar. Bu sorunları tespit etmeye çalışın. Yapacağınız işleri net şekilde belirleyin. Bunları küçük parçalar hâlinde yapmaya çalışın ya da Pomodoro Tekniği'ni mutlaka kullanın. Bu teknikle çok keyifli şekilde işlerin üstesinden gelebileceğinizi göreceksiniz.

• Pomodoro tekniği nedir?

• 1980’lerin sonunda geliştirilen bir zaman yönetimi tekniği olan Pomodoro’yu şu şekilde uygulayabilirsiniz.
• 1- Önce yapılacaklar listesini oluşturun (takvimimizi ve metotları anlattık zaten).
• 2- Saatinizi 25 dakikaya ayarlayın, alarm çalana kadar sadece bir işe odaklanın (telefonu rahatsız etmeme moduna aldık bile).
• 3- 25 dakikanın sonunda beş dakika mola verin (hava alın, kahve için ama sosyal medyaya bakmayın).
• 4- 25 dakikalık dört seans sonrası, 15-30 dakikalık uzun bir ara vermeyi artık hak etmiş durumdasınız.
• Uygulamayı, YouTube videoları üzerinden de kolaylıkla yapabilirsiniz. Genelde bu videolar odaklanma müziği ile hazırlanmış oluyor ki verime katkısı inanılmaz derecede iyi.

Yaptığınız işle, konuyla alakalı bilgi eksikliğinizin olması da ertelemeyi artırabilir. “Anlamadığım, bilmediğim bir şeye neden kafa yorayım?” diyebilirsiniz. Öyleyse takviminizde ya da matrisinizde, öncelikle bu eksik konuları çözeceğiniz bir zaman dilimi oluşturun ve işinizi daha sonraya gönül rahatlığıyla erteleyin. Unutmayın iş hayatında ya da okulda her işin bir “deadline”ı, yani teslim etme zamanı var. Kendinizi, kendinize ya da bir başkasına mahcup etmek yerine işi vaktinde, temelinde çözmeye gayret gösterin. Sonra “vah” ya da “keşke” demek, sizi daha çok üzecektir.

*Bu yazının başlığı yazardan bağımsız editoryal olarak hazırlanmıştır.